Einsatzplan und Einsatzplanung

Im Einsatzplan werden den Personen jeweils Aktivitäten, respektive Ferien- oder Ruhetage und andere Abwesenheiten über einen bestimmten Zeitraum zugewiesen. Bereits zugeordnete Aktivitäten und Absenzen können bei Bedarf wieder angepasst werden.

Der Einsatzplan wird in der Regel durch die Vorgesetzten oder durch Benutzer in Planungsfunktion getätigt. Über die Vergabe der Benutzerrechte lassen sich die Visierung / Freigaben und die Genehmigung der Zeiten für alle EuroTime Benutzer steuern (4-Augen-Prinzip). Damit wird verhindert, dass Personen in Vorgesetzten- Funktion sich selber und auch die unterstellten Personen planen, bei sich selber und den unterstellten Personen die Zeiten genehmigen und womöglich auch die die Visierung / Freigaben bei sich selber und der Abteilung machen können.

Der Einsatzplan enthält alle zu planenden Personen innerhalb einer gewünschten Organisationsstruktur für einen bestimmten Zeitraum. Diese werden je nach Sortierung (Name oder Reihenfolge) nacheinander aufgeführt. Die Zeitachse wird eingeblendet wie auch die Aktivitäts-Legende mit allen verfügbaren Diensten und Abwesenheiten. Je nach Einstellung können als Planungshilfe Summenprofile, Filter-Funktionen und Mitarbeiter-Optionen zugeschalten werden.

Einsatzplan öffnen

Wählen Sie mit der rechten Maustaste aus der Organisationsstruktur den entsprechenden Betrieb, die Abteilung, die Einzelperson oder eine vor definierte Gruppe und wählen Sie aus dem Kontext Menu den Einsatzplan (1) aus.

Geben Sie den Datumsbereich von bis ein (3) oder klicken Sie auf das Dreiecksymbol um den Kalender zu öffnen, aus dem Sie das entsprechende Datum durch Anklicken direkt auswählen können.

Der vor eingestellte Zeitraum kann auch mit Hilfe der entsprechenden Selektionsfelder für den Tag <>, die Woche <<>> oder den Monat <<<>>> einstellt werden (4).

Sie können weitere Optionen (5) einstellen wie die Art der Sortierung (wie Browser-Ansicht, nach Name oder nach Reihenfolge geordnet), die Gruppierung und die Mitarbeiter (ausgeliehene und / oder inaktive Mitarbeiter) und mit OK die Eingabe beenden.

Die Option Gruppiert bewirkt eine Sortierung nach Unterabteilung, falls die Abteilung mit Unterabteilung mit Unterabteilung definiert werden.

In brauner Farbe (1) wird jeweils die ausgewählte Person und der ausgewählte Tag dargestellt. Das Feld in welchen die Eingabe zu erfolgen hat, erscheint in einer schwarzen Umrandung (2). Standardmässig ist die Farbe Braun hinterlegt, diese kann aber vom Benutzer geändert werden.

In grauer Farbe (3) werden alle Personen angezeigt, welche bereits ausgetreten sind oder demnächst eintreten werden. Der System-Administrator ist für die Verwaltung der Farbgebung verantwortlich.

Felder mit roter Schrift weisen auf eine Unstimmigkeit hin und bedürfen einer Nachbearbeitung durch den Planer, respektive den Vorgesetzten.

Für Planungszwecke kann mit Profil (3) ein vordefiniertes und freigegebenes Summenprofil zugeschaltet werden. Damit werden am rechten Bildschirmrand und unterhalb des Einsatzplanes zusätzliche Informationen eingeblendet.

Mit Eigenschaft (4) können mitarbeiterspezifische Informationen ausgewählt werden. So können Eigenschaften wie die Anstellung, Alter, Geschlecht, Geburtsdatum, Personal-Nr. oder Schlüssel-Nr. etc. ausgewählt werden. Es kann jeweils nur eine Auswahl an mitarbeiterspezifischen Informationen dargestellt werden.

Eine Planungs-Eingabe erfolgt durch die Auswahl der Person und eines Tages mit anschliessender Auswahl der entsprechenden Aktivität (Dienst oder Abwesenheit) aus der Aktivitätslegende (5).

Eine Mehrfachselektion ist mit gedrückter „Ctrl“-Taste auf der Tastatur und mit Mausklick auf beliebige Felder an unterschiedlichen Tagen bei unterschiedlichen Personen möglich. Die selektierten Felder erscheinen in grauer Farbe (Standardeinstellung).

Wählen Sie anschliessend die gewünschte Aktivität aus und diese wird in die selektierten Felder übertragen.

Die Aktivitäten-Legende ist unterteilt in , nur Dienste oder nur Abwesenheiten. Das aktuell geöffnete Register ist an den blauen Farben ersichtlich.

Für eine bessere Übersicht der Aktivitäten sollte die Namensgebung möglichst kurz und selbst- redend und ein Mix aus entsprechenden Zeitfenstern und einem Kurz-Text sein. Nicht mehr benötigte Dienste oder Abwesenheiten sollten inaktiviert werden, damit diese nicht mehr aufgeführt werden.

Kopieren und Einfügen von Diensten und Abwesenheiten

Im Einsatzplan können bereits geplante Dienstplan-Sequenzen kopiert und zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. in der Folgewoche) oder bei einer anderen Schicht wieder eingefügt werden.

Markieren Sie hierzu die gewünschte Dienstplan-Sequenz und kopieren Sie diese über das Kopieren-Symbol aus der Symbolleiste. Markieren Sie dann den gewünschten Bereich im Einsatz- plan wo Sie diese Sequenz einfügt haben möchten und betätigen Sie die Einfügen-Taste auf der Tastatur.

Sie können auch Tage kopieren, welche sowohl einen Dienst als auch eine Abwesenheit mit einer reduzierten Sollzeit z.B. 30% Krankheit haben. In solchen Fällen erscheint eine Warnung und weist Sie darauf hin, dass die x% Abwesenheit nicht übernommen werden kann und eine manuelle Korrektur erfordert. Eine Ausnahme bilden 50% Abwesenheiten, diese werden vom System erkannt und korrigiert.

Löschen von Diensten und Abwesenheiten

Die Löschung einzelner Aktivitäten im Einsatzplan erfolgt pro Person und pro Tag, wobei Mehrfachselektionen möglich sind. Markieren Sie mit der Maus die entsprechenden Zellen und drücken Sie die „Delete-Taste“ oder verwenden Sie die Tastenkombination „STRG+X“.

Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Zelle und wählen

Der Zelleninhalt der ausgewählten Felder wird in grauer Farbe angezeigt und kann mit einer anderen Aktivität geplant werden.

Planung von Halbtagen (z.B. bei Krankheit oder Unfall)

EuroTime lässt auch die Planung von Halbtagen zu. Dies ist nötig, falls bewusst Halbtage geplant werden sollen oder aufgrund Krankheit oder Unfall (<100%) die Person für eine bestimmte Zeit krankgeschrieben, respektive arbeitsunfähig ist oder wenn die besagte Person zusätzlich noch auf einer anderen Kostenstelle Dienste zu leisten hat oder wenn einzelne Dienste (z.B. der Pikett-Dienst) separat gebucht und ausgewiesen werden müssen.

Dazu muss der entsprechende mit Planung Plus eine zweite Planungszeile eingefügt werden. Bei Bedarf sind auch mehrere Zeilen denkbar. Sollten diese zusätzliche Planungszeile nicht mehr benötigt werden, können diese mit

Sofern jemand lediglich wenige Stunden arbeitet und weniger als einen halben Tag und sich anschliessend krank abmeldet, empfiehlt es sich bei der Person für den besagten halben Tag die Planung anzupassen und auf der zweiten Planungszeile

Bei Stundenlöhnern erfolgt die Erfassung in Abhängigkeit der Parametrisierung. Diese kann von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich sein.

Einsatzplan mehrfach öffnen

Damit ein und derselbe Einsatzplan mehrfach geöffnet werden kann, bedarf es einer entsprechenden Einstellung in den Benutzerrechten. Die Freigabe erfolgt durch HR-Mitarbeiter und System-Administratoren.

Diese Funktionalität setzt erfahrene EuroTime Benutzer, respektive Benutzer Gruppen voraus, da es bei Fehlbedienungen zu Datenverlusten kommen kann.

Innerhalb Benutzergruppen und Rechte (1) wählen Sie die entsprechende Benutzer Gruppe (2) aus.

Klicken Sie auf Funktions Regeln (3), wählen Planungs Bereiche (4) und Regel erstellen (5) aus.

Danach öffnet sich ein neues Fenster.

Setzen Sie die Checkbox bei Mehrmaliges Öffnen (6) und drücken auf Speichern und OK um das Eingabefenster zu verlassen.

Alle Benutzer dieser Benutzergruppe können damit den Einsatzplan für die für sie freigegebenen Betriebe, Abteilungen oder einzelne Personen über den vor definierten Zeitraum gleichzeitig mehrfach auf dem Bildschirm offen haben.

Planungszeilen einfügen / entfernen

Neue Planungszeilen können Sie im Einsatzplan unter Bearbeiten eingegeben werden.

Mit Planung Plus wird bei der ausgewählten Person eine Planungszeile eingefügt; mit Planung Minus eine Planungszeile entfernt. Mit Planung alle Plus und Planung alle Minus werden bei allen Personen eine Planungszeile eingefügt, respektive diese wieder entfernt. (2).

Auswählen von Tages- und Dienstnotizen

Mit Mit Notizen (1) können bereits vordefinierte und freigegebene Vorlagen von Tages- und Dienstnotizen angewählt werden. Die Notizen lassen sich entweder als Freitext eingeben oder über eine standardisierte Vorlage für Tagesnotizen und Dienstnotizen einblenden. Sämtliche Notizen haben rein informativen Charakter und werden weder für die Berechnung noch für Auswertungen verwendet.

Wählen Sie Tagesnotizen (2) und setzen die Checkbox bei Alle oder Keine oder selektieren Sie jene Standart-Tagesnotiz, welche Sie für den Einsatzplan benötigen z.B. "Events" (3).

Pro selektierter Tagesnotiz wird eine weitere horizontale Zeile eingeblendet.

Klicken Sie auf einen bestimmten Tag und geben Sie dort einen beliebigen Text ein z.B. „Special“ (4).

Falls Sie den Eintrag wieder löschen wollen, markieren Sie den Eintrag und drücken die „Back- space“-Taste auf Ihrer Tastatur.

Für eine Dienstnotiz wählen Sie Dienstnotiz (5) und eine Vorlage aus.

Im Einsatzplan erscheint je Person eine zusätzliche Zeile, welche für die Eingaben vorgesehen ist.

Klicken Sie auf einen Tag und wählen Sie nun den für Sie relevanten Vorlagen-Text (4) aus.

Im Beispiel sehen Sie entsprechende Einträge für den 2. und 7. Dezember.

Optional können Sie im Einsatzplan die Spaltenbreiten (5) ändern (verdoppeln, respektive halbieren); die Texte erscheinen dann auf einer Zeile.

Im Einsatzplan können jederzeit auch „nicht standardisierte“ Dienstnotizen hinterlegt werden.

Klicken Sie auf Notizen und Dienstnotizen wodurch im Einsatzplan je Person eine weitere horizontale Zeile eingeblendet wird.

Im Beispiel wird für den 10. November die Dienstnotiz „Beginn 10 Uhr“ (5) eingegeben. Klicken Sie zum Speichern auf das Disketten-Symbol (6).

Bestehende Tages- und Dienstnotizen können mit der Tastenkombination „Strg + C“ kopiert und mit der Tastenkombination „Strg + V“ bei einer anderen Person, bei einem anderen Tag oder auch bei einem anderen Dienst hinzugefügt werden.

Abspeichern der Einstellungen im Einsatzplan

Mit Ansicht Speichern (1) können alle Einstellungen wie Filter, Notizen, Planungsansicht und Planungskontrolle etc. gespeichert werden und stehen Ihnen zur Verfügung, sobald Sie den Einsatzplan das nächste Mal wieder öffnen.

Im Eingabefenster Ansicht speichern aktivieren Sie jeweils die Checkbox (2) bei der gewünschten Option (z.B. Summierungsprofil etc.).

Mit Alle (3) werden alle Checkboxen aktiviert, mit Keine (4) alle Checkboxen deaktiviert.

Speichern Sie die Eingaben ab und verlassen Sie mit OK das Eingabefenster.