Auswertungen / Reporting
EuroTime beinhaltet verschiedene Auswertungen. So gibt es das Monatsblatt, die Konto-Auswertung (Saldo-Liste), die Aktivitäts-Auswertung, die Planungskontrolle, die Mitarbeiterliste, die Jahresübersicht und den Jumbo-Plan. Auswertungen können in Hoch- oder Querformat gedruckt oder in pdf-Form gespeichert oder als E-Mail versendet werden. Die Auswertungen können in Stunden und Minuten (hh:mm) oder in Dezimal (Industrieminuten) erstellt werden.
Monatsauswertungen (Monatsblatt)
Am Ende einer Berichtsperiode (in der Regel ein Monat) wird jeweils für Festangestellte und Stundenlöhner das Monatsblatt erstellt und den Mitarbeitern zugestellt. Es ist eine Stunden- und Guthaben-Abrechnung von Stunden, von Ruhetagen, von Ferien und von Feiertagen. Für unterschiedliche Benutzergruppen können unterschiedliche Monatsblätter hinterlegt wer- den und je nach Kundenwunsch können zusätzliche Informationen wie z.B. Sonntagsarbeit, Nachtarbeit, Kompensation, Kurzarbeit etc. ausgewiesen werden.
Damit am Ende einer Berichtsperiode das Monatsblatt die richtigen Werte zeigt, müssen Änderungen in der Anstellung rechtzeitig eigegeben und die Einsatzplanung vorliegend sein. Die Stempelungen müssen eingelesen und alle Korrekturen, Freigaben und Richtigstellungen durch die Vorgesetzten getätigt sein. Danach kann das Monatsblatt für den Berichtsmonat erstellt werden. Etwaige Änderungen und un berechnete Tage werden gerechnet und anschliessend das Monatsblatt erstellt.
Hinweis
Die Monatsblätter zeigen eine retrospektive Darstellung der geleisteten Stunden für den Abrechnungszeitraum (in der Regel Monatsbeginn bis Ende Monat).
Die Monatsblätter eignen sich nicht oder nur bedingt für eine Vorschau auf Ende Monat. Für diesen Zweck dient der Einsatzplan mit den entsprechend hinterlegten Summenprofilen.
In einem Arbeitsschritt können auch Monatsblätter für mehr als eine Abrechnungsperiode erstellt werden.
Das Monatsblatt lässt sich auch aus dem Einsatzplan direkt aufrufen.
Wählen Sie einen beliebigen Tag und drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Monatsblatt(1).
Noch nicht berechnete Tage und etwaige Änderungen im Einsatzplan werden automatisch berücksichtigt.
Ein Monatsblatt enthält in der Regel folgende Informationen:
Legende Monatsblatt:
| 1 | Titel Monatsblatt mit Angaben zum Abrechnungs-Zeitraum (von-bis) und Firmenname und Angabe zur Person (Name / Nachname, Eintritt- / Austritt-Datum, Betrieb / Filiale / Abteilung, Personal-Nummer und Schlüssel-Nummer der Person). |
|---|---|
| 2 | Angabe Wochentag und Datum mit den geleisteten Arbeitszeiten (von-bis), etwaigen Pausenabzügen, der Soll-Arbeitszeit pro Tag und Abwesenheiten (z.B. Ruhetag, Ferien etc.). |
| 3 | SOArb05 Diese Sparte zeigt jeweils die Sonntags- und Feiertags-Zulagen (z.B. 5%) an. |
| 4 | NAZ10 Diese Sparte zeigt jeweils die Nachtzuschläge (z.B. 10%) aus, wenn ein Dienst länger als 22:00 dauert. |
| 5 | TSaldo Diese Sparte zeigt den aktuellen Tagessaldo (+/-). Der Saldo erhöht sich in der Regel um die geleisteten Stunden je Tag, kann aber auch negativ ausfallen, wenn weniger gearbeitet wird als vorgesehen. |
| 6 | Total Diese Linie zeigt jeweils das Total der geleisteten Ist-Stunden an, sowie das Total der Sparten SOArb05, NAZ10 und TSaldo. |
| 7 | Stunden-Abrechnung Dieser Bereich zeigt die Stunden-Abrechnung (Arbeitszeit Netto mit allen bezahlten Abwesenheiten, Nachtzuschlägen, dem Übertrag aus dem Vormonat und etwaigen Saldokorrekturen; Sonntagsarbeitszeiten (in Stunden), Sonntags- und Feiertags-Zulagen (5%) sowie unbezahlte Abwesenheiten werden separat ausgewiesen. |
| 8 | Dieser Teil zeigt das monatliche Ruhetage-Guthaben an. Bei einem 100% Pensum berechnet sich dieser wie folgt: 2/7 x Anzahl Tage pro Monat (30 oder 31 Tage). |
| 9 | Dieser Teil zeigt das jährliche Ferienguthaben an. Es zeigt den jährlichen Anspruch, einen Übertrag aus der Vorperiode, die bereits bezogenen Ferientage (kumuliert), so- wie etwaige Korrekturen an. Bei einem Pensum von 100% beträgt in diesem Beispiel der Anspruch 22 Tage, bei 80% 20 Tage, bei Personen bis und mit 20. Altersjahr sowie Personen ab 50. Altersjahr beträgt der Anspruch 25 Tage. |
| 10 | Dieser Teil zeigt das jährliche Feiertagsguthaben an. Es zeigt den jährlichen Anspruch, einen Übertrag aus der Vorperiode, die bereits bezogenen Feiertage (kumuliert), sowie etwaige Korrekturen an. |
| 11 | Je nach Kundenwunsch kann ein Text betreffend z.B. der hinterlegten Pausenregelung angedruckt werden. |
| 12 | Unterschriften Dieser Bereich ist für die Unterschriften von Mitarbeiter und Arbeitgeber vorgesehen. |
Hinweis
Wenn im Monatsblatt noch nicht berechnete Tage vorhanden sein sollten, werden diese Wochentage mit dem Zeichen * (Stern) (13) gekennzeichnet.
Je nach Kundenwunsch kann das Monatsblatt auch noch in einer anderen Sprache (z.B. auf Französisch) implementiert werden.
Monatsblatt per E-Mail zustellen
Die Funktionalität der Zustellung der Monatsblätter per E-Mail ist im EuroTime Standard-Packet nicht enthalten und kostenpflichtig. Der Versand der Monatsblätter erfolgt jeweils verschlüsselt mit einem PIN, den sich jeder Mitarbeiter selber setzen kann.
Damit der E-Mail-Versand der Monatsblätter und deren Verwaltung (Archiv) funktioniert, sind einige Vorarbeiten und Einstellungen nötig.
E-Mail Einstellungen in den Stammdaten
Eine Person muss in den Personalstammdaten eine gültige Mail-Adresse haben.
Notwendige Systemeinstellungen für den E-Mail Versand
Der Versand der Monatsblätter und deren Bestätigung kann mit unterschiedlichen Workflows für die Bedürfnisse der Unternehmung eingestellt werden.
Folgende Workflows werden unterstützt:
- Versand Monatsblatt
- Bestätigung des Monatsblattes durch die Person beim Stempeln (Web-Stempelungen, Mobile App-Stempelungen)
- Archivierung des bestätigten Monatsblattes
Unter Einstellungen (1) Monatsblattversand (2) müssen entsprechende Textkonserven und entsprechende Kontroll-Zeichen für Neues Monatsblatt, Pin-Zurücksetzung, Ablehnung Monatsblatt, Versand archiviertes Monatsblatt und Monatsblatt mehrmals ignoriert inkl. hinterlegt werden (3). Diese Systemeinstellungen werden durch Mitarbeiter der SWIT hinterlegt.
Die Textkonserven und Kontroll-Zeichen werden in lesbarer Form unter Textvorschau (4) dargestellt und erscheinen jeweils beim Versand der Monatsblätter bei den betroffenen Personen, respektive auch bei deren Vorgesetzten.
Bei Export (5) und Export-Pfade (6) muss definiert werden, wo die Monatsblätter archiviert werden sollen; die Anzahl Aufforderungen vor Meldung an Vorgesetzter (7) ebenso.
Mit MS-Exchange (8) werden die Einstellungen für den E-Mail-Server hinterlegt (Domäne, Benutzername, E-Mail, Passwort und Server-URL (9). Es können die Angaben mehrere E-Mail-Server hinterlegt werden.
Vorgehen Versand Monatsblatt per E-Mail
Beim Versand des Monatsblattes muss neben den üblichen Eingaben (Datumsbereich, Kontowerte, HH:MM oder Dezimal etc.) unter Auswertung (1) die Option Export-Mail (2) angegeben werden.
Das Monatsblatt wird anschliessend versendet.
Die Person wie auch der Vorgesetzte werden per E-Mail benachrichtigt.
Gleichzeitig werden zwecks Archivierung im Archiv-Pfad die entsprechenden Monatsblätter als pdf (mit Angabe von Datum und Uhrzeit) abgelegt.
Pro Person wird im Archiv ein eigener Ordner (Folder) erstellt mit den entsprechenden Einträgen.
Die Ordner-Struktur (2) referenziert mit der ID der Mitarbeiter (ersichtlich in den Stammdaten). In unserem Beispiel wäre es der „Ordner 347“.
Mit dem „Dokumenten-Symbol“ (3) gelangen Sie direkt in die Monatsblatt-Verwaltung.
Web-Stempelung und PIN-Verwaltung
Wenn die Richtigkeit des Monatsblattes von der Person bestätigt werden muss, dann kann das im Web-Stempelfenster oder in der Mobile-App erfrolgen.
Beim Stempeln wird der Person angezeigt, dass ihm ein Monatsblatt zugestellt wurde und dieses von ihm bestätigt werden muss.
Die Monatsblätter können verschlüsselt übertragen werden. Dazu wird die persönliche PIN der Person verwendet. Im Web-Stempelfenster könnend die Personen ihre PIN selber verwalten.
Unter PIN-Verwaltung (1) kann eine PIN erfasst oder geändert werden.
Sobald das Monatsblatt versendet wurde und die betroffene Person eine Stempelung über den Web-Link vornehmen möchte, wird dieser darauf hingewiesen, dass ein Monatsblatt vorliegend ist und eine Eingabe erfordert (Abbrechen, Ablehnen und Visieren).
Die Funktion Ablehnen löst ein Mail an den Vorgesetzten aus und entsprechende Statusmeldungen innerhalb der Monatsblatt-Verwaltung.
Monatsblatt-Verwaltung
Unter Monatsblatt-Verwaltung (1) erscheint ein hierarchisch gegliedertes Grid mit allen Einträgen und Status-Meldungen zum Versand der Monatsblätter.
Die hierarchische Struktur kann im Gliederungsbereich (2) beliebig mit den Spaltenkopf-Informationen zusammengestellt werden. Innerhalb der Spalten kann mit den „Dreiecks-Symbolen“ jeweils auf- und absteigend sortiert werden.
Konto-Auswertung / Saldoliste
Unter Auswertungen (1), Konto-Auswertung (2) erscheinen die geleisteten IST-Stunden, die Ferien-, die Feier- und die Ruhetage für eine bestimmte Zeitspanne.
Wählen Sie (3) den Datumsbereich, die Sortierungsreihenfolge, die Anzeige der Kontowerte und weitere Optionen sowie den Auswertungstyp, die Druckvorlage und den Mitarbeiter Filter. Bei Untertitel (4) können Sie einen Freitext mitgeben und anschliessend alle Eingaben mit OK abschliessen.
Ein Beispiel einer Saldoliste könnte wie folgt aussehen:
Jahresübersicht
Unter Auswertungen (1), Jahresübersicht (2) erscheinen die bezogenen und die geplanten Ferien-, Feier- und Ruhetage sowie die Abwesenheiten für eine bestimmte Zeitspanne.
Wählen Sie (3) den Datumsbereich, die Sortierungsreihenfolge, die Anzeige der Kontowerte und weitere Optionen sowie den Auswertungstyp, die Druckvorlage Saldo-Auswertung Std/Fe/Ft/Rt (4) und den Mitarbeiter-Filter. Bei Untertitel (5) können Sie einen Freitext mitgeben und anschliessend alle Eingaben mit OK abschliessen.
Ein Beispiel einer Jahresübersicht könnte wie folgt aussehen:
Aktivitäts-Auswertung
Unter Auswertung (1), Aktivitäts-Auswertung (2) können Sie aus vordefinierten und für Sie freigegebenen Auswertungen (z.B. Ferienkontrolle oder Krankheit/Unfall) auswählen.
Wählen Sie (3) den Datumsbereich, die Sortierungsreihenfolge, die Anzeige der Kontowerte und weitere Optionen sowie den Auswertungstyp, die Druckvorlage z.B. Krankheit/Unfall (4) und den Mitarbeiter-Filter. Bei (5) können Sie einen Freitext mitgeben und anschliessend alle Eingaben mit OK abschliessen.
Ein Beispiel einer Aktivitäts-Auswertung könnte wie folgt aussehen:
Planungs-Kontrolle (optional)
Unter Auswertungen (1), Planungs-Kontrolle (2) können Sie aus einer vordefinierten und für Sie freigegebenen Auswertung auswählen.
Wählen Sie (3) den Datumsbereich, die Sortierungsreihenfolge, die Anzeige der Kontowerte und weitere Optionen sowie den Auswertungstyp, die Druckvorlage (4) und den Mitarbeiter- Filter. Bei Untertitel (5) können Sie einen Freitext mitgeben und anschliessend alle Eingaben mit OK abschliessen.
Mitarbeiterliste
Auf der Mitarbeiterliste erscheinen alle Personen per Stichtag namentlich aufgeführt mit Angabe der Personal-Nummer, der Schlüssel-Nummer (ist wichtig für die Fingerprint-Erfassung), dem Anstellungsverhältnis und dem Geburtsdatum.
Wählen Sie (3) den Datumsbereich, die Sortierungsreihenfolge, die Anzeige der Kontowerte und weitere Optionen sowie den Auswertungstyp, die Druckvorlage Mitarbeiterliste „Anstellungen“ (4) und den Mitarbeiter-Filter. Bei Untertitel (5) können Sie einen Freitext mitgeben und anschliessend alle Eingaben mit OK abschliessen.
Ein Beispiel einer Mitarbeiterliste könnte wie folgt aussehen:
Jumboplan (optional)
Der Jumboplan ist sinnvoll, wenn planungsrelevante Informationen über einen längeren Zeitraum (z.B. ein Jahr) in einer grafisch vereinfachten Form dargestellt werden sollen.
Innerhalb Benutzergruppen und -rechte (1) kann bei Bedarf der Jumboplan unter Komponenten (2) und Weitere Mandat-Objekte (3) den einzelnen Benutzergruppen freigegeben (4) werden.
Ein Beispiel vom Jumboplan könnte wie folgt aussehen:
Wählen Sie Jumboplan (4) und geben Sie den Datumsbereich, entsprechende Filter und Layout Einstellungen (5) und unter Optionen (6) den Titel (7) und weitere Ausgabe- und Platz- optimierungsoptionen (8) fest. Mit Seitenlayout (9) können die Seitenränder (in mm) definiert werden (10). Sie können alle Einstellungen jeweils abspeichern und die Eingaben mit OK abschliessen.
