Kostenstellen

Speichern Sie die Eingaben ab oder drücken Sie zum Verlassen des Eingabefensters.In grösseren Betrieben werden die einzelnen Organisationseinheiten (Betriebe, Abteilungen etc.) als separate Profitcenter mit eigener Kosten- und Erlösverantwortung geführt. Dazu braucht es entsprechende Kostenstellen und spezifische Kostensätze.

Pro Kostenstelle können damit die aufgelaufenen Stunden oder auch die geplanten Stunden jeder Person ausgewiesen und zu Geldwerten umgerechnet werden. Die aufgelaufenen Stunden von ausgeliehenen Mitarbeitern (mit entsprechendem Eintrag in den Stammdaten bei Nebenabteilung) werden berücksichtigt und den entsprechenden Kostenstellen belastet, respektive entlastet.

In Zusammenhang mit der Einführung von Kostenstellen sind folgende Lösungsansätze denkbar:

-1- Die Kostenstellen werden auf jedem Dienst (Aktivität) hinterlegt - Aktivitätskostenstelle

Bei der Erstellung jedes einzelnen Dienstes (Aktivität) (1) oder einer Gruppe von Diensten, wird innerhalb der Definition unter Verknüpfungen (2), Operationen (3) mittels einer Sequence Nr. (4) eine Aktivitäts-Kostenstelle (5) zugewiesen (im folgenden Beispiel die Kostenstelle 108).

Jeder Person werden im Einsatzplan entsprechende Dienste (Aktivitäten) zugewiesen. Damit sind die geleisteten Arbeitsstunden auf den entsprechend hinterlegten Kostenstellen und können dadurch ausgewertet werden.

-2- Kostenstellen Stempelungen direkt vor Ort mit der Mobile App erfassen

Zum Zeitpunkt der Stempelungen werden die Kostenstellen-Zuordnungen direkt über eine Mobile App erfasst oder ggf. im Einsatzplan manuell nacherfasst oder abgeändert.

Mit Klick auf den entsprechenden Tag bei der besagten Person gelangen Sie zur Zeitbearbeitung.

Innerhalb der <Zeitbearbeitung> unter <Kostenstellen> (1) werden die über die Mobile App gestempelte Angaben direkt angezeigt und können bei Bedarf geändert werden (2).

Das hinterlegte Zeitmodell referenziert mit dem Eintrag im Einsatzplan (im Beispiel der „Dienst 55“)

Die geleisteten Arbeitsstunden erscheinen auf den entsprechend hinterlegten Kostenstellen und können dadurch ausgewertet werden.

-3- Leistungserfassung - Arbeitszeiten auf Kostenstellen erfassen ab Rapport-Formular

Die Zuordnung von Arbeitszeiten auf Kostenstellen erfolgt manuell ab Rapport-Formular der Personen über <Leistungserfassung> (1).

Im Eingabefenster können die entsprechenden Aktivitäten (2) erfasst werden.

Die Leistunserfassung kann anschliessend exportiert werden.

Einrichten von Kostenstellen

Kostenstellen werden innerhalb <System> (1) mit <Konto Verwaltung> (2) erfasst. Das Feld <Kurzname> (3) wird beim Konto-Export in die Schnittstelle übertragen.

Falls die Konto-Werte monatlich exportiert werden sollen, muss unter <Abschlüsse> (4) die Auswahl <monatlich> (5) aktiviert sein.

Einrichten von Kostenstellen-Stempelungen

Mit <Stempelungen> (1) wird einer Kostenstelle ein Stempel-Code zugewiesen. Dieser Stempel-Code muss eindeutig sein. Der Stempel-Code wird für App-Stempelungen verwendet oder wenn an Hardware-Stempelgeräten Kostenstellen erfasst werden können. Als Stempel-Code kann z.B. auch die Kurzbezeichnung der Kostenstelle eingetragen werden.

Mit der Funktion <Neu...> (2) kann eine Kostenstelle ausgewählt werden, welche am Ende der Auflistung mit dem Stempel-Code 0000 eingefügt wird. Anschliessend kann der Stempel-Code 0000 mit einem eindeutigen Kurzzeichen und dem richtigen Namen überschrieben werden (z.B. mit der Kurzbezeichnung der Kostenstelle oder einfach einer eindeutigen Nummer) (3). Der Identifier wird aufgrund de Eingabe automatisch gesetzt (4).

Mit den Einstellungen für das automatische Einfügen kann auch eine Start-Nummer vorgegeben werden, mit der alle noch nicht vorhandenen Stempel-Kostenstellen mit dem Wert 1 inkrementiert werden.

In diesem Beispiel wurde die Start-Nummer „1845“ erfasst (5) und mit der Funktion <Fehlende Kostenstellen> (6) die zwei noch fehlenden Kostenstellen eingetragen. Die erste noch nicht vorhandene Kostenstelle hat den Stempel-Code „1845“ erhalten und die zweite Kostenstelle den Stempel-Code „18“.

Einrichten von Kostenstellen-Gruppen

Mit <Stempelungen> (1) und <Kostenstelle-Gruppen> (2) können Organisationseinheiten (Mandaten, Betriebe, Abteilungen und Personen) berechtigt werden. Mehrfachzuteilungen sind erlaubt (3). Mit den zugeteilten Kostenstellen-Gruppen und den darin definierten Kostenstellen wird bestimmt, welche Kostenstellen eine Person im Stempelfenster erfassen darf. Neue Kostenstellen müssen immer manuell einer jeweiligen Kostenstellen-Gruppen zugeteilt werden. Ohne diese Zuteilung kann keine Kostenstellen-Stempelung für die Kostenstelle im Stempelfenster erfasst werden.

Kostenstellen freigeben / zuordnen

Neue Kostenstellen müssen unter <Benutzergruppen und rechte> (1) unter <Kostenstellen> (2) für die entsprechenden Benutzer (3) aus der Liste selektiert und mit den Pfeiltasten (4) freigegeben werden, damit diese etwaigen Abfragen oder Auskünfte über diese Kostenstellen- Stunden erstellen können. Die Kostenstelle «0000» muss nicht freigegeben werden. Mit der Checkbox <Alle KST automatisch für alle Benutzer freigeben> (5) werden alle Kostenstellen zugeordnet. Speichern Sie die Eingaben ab und verlassen Sie die Eingabeseite mit <OK>

Mit dieser Freigabe steuern Sie was ein Benutzer unter <Konto-Übersicht> (1) und <Kostenstellen-Übersicht> und <Mitarbeiter-Kostenstellen> sehen darf (2).

Kostenstellen-Auswertungen können auch exportiert werden. Die dazu notwendigen Einstellungen werden im Programm <ETXCentral> verwaltet.

Einrichten von Kostenstellentypen

Kostenstellen können mit Kostenstellen-Typen unterschiedlich definiert werden. Die Kostenstellen-Typen werden benötigt, wenn z.B. der Export der Kostenstellen-Stunden abhängig von Typ erfolgen muss.

Die Kostenstellen-Typen werden unter <System> und <Kostenstellen-Typen> (1) definiert.

Erfassen von Kostenstellen-Stempelungen im Einsatzplan

Die Mobile App lässt rückwirkende Änderungen von Kostenstellen-Stempelungen zurzeit nicht zu. Diese müssen daher zwingend in EuroTime im Einsatzplan erfasst oder nachbearbeitet werden.

Öffnen Sie für eine beliebige Person den Einsatzplan und klicken Sie auf den gewünschten Tag (1). Wählen Sie innerhalb des Zeitbearbeitungsfensters auf <Kostenstellen> (2).

In diesem Fenster (3) können sämtliche Kostenstellen-Stempelungen manuell

• erfasst
• geändert

• beendet (<ENDE Kostenstelle>)

  werden.

Aufbau und Gliederung des Kostenstellen-Fensters

Der Fenster Kostenstellen zeigt den <Zeitstrahl> (1) und weitere Information (2) an, wie

• <Zeitmodell>
• <Arbeitszeit>
• <Kostenstelle>
• < Stempelungen>

Durch Klicken in ein entsprechendes Diagramm (3), ändert sich jeweils auch der untere Bereich (4).

Zeitmodell

Das hinterlegte Zeitmodell (1) referenziert mit dem Eintrag im Einsatzplan (im Beispiel der Dienst „55“ )(2) und wird als Diagramm jeweils in oranger Farbe (3) dargestellt

Kostenstelle

Sobald Sie das Diagramm <Kostenstelle> anwählen, erscheint der gewählte Bereich in roter Umrandung (1).

Sollten die Zeiten ausserhalb des gewählten Betrachtungsraumes liegen, werden diese im Diagramm mittels Pfeilsymbol neben der Zeitangabe (z.B.17:35) jeweils angezeigt (2).

Im Beispiel gibt es für den gewählten Tag zwei Einträge: Den Original-Dienst „MTV_4187“ und eine manuell erfasste Kostenstellen-Stempelung.

Der +/- Regler (3) erlaubt die Navigation im Zeitstrahl. Die Diagramme werden entsprechend des gewählten Zeitabschnittes jeweils neu berechnet und graphisch dargestellt. Im unteren Fensterbereich wird die jeweilige Kostenstelle (4) angezeigt, ebenso das Datum der Kostenstellen-Stempelung und die Uhrzeit (5). Der <Typ> (6) zeigt auf, dass es sich um die <Aktivitätskostenstelle> handelt; ansonsten erscheint ein anderer Eintrag wie in diesem Beispiel „Gestempelte Kostenstelle (Originalzeit = 11:04)“.

In diesem Beispiel wurde nachträglich eine manuelle Stempelung um 11:04 erfasst, erkennbar am blauen Strich unter <Stempelungen> (1).

Die berechnete Kostenstellendauer „MTV_4187“ fängt somit erst um 11:04 an und dauert bis 17:35, also bis zum Zeitpunkt der Ausstempelung des Mitarbeiters.

Die Zeit vom Zeitpunkt der Einstempelung 07:30 bis zum Zeitpunkt der manuellen Kostenstellen-Stempelung 11:04 wird somit wie folgt dargestellt: „07:30 - 11:04 Aktivität“ (2).

Der <Typ> (3) zeigt auf; dass es sich um die <Aktivitäts-Kostenstelle> handelt;

Stempelungen

Im Beispiel wurde bereits eine manuelle Kostenstellen-Stempelung mit 11:04 erfasst. Im Diagramm ersichtlich mit blauem Eintrag (1).

Im unteren Fensterbereich werden alle Kostenstellen-Stempelungen (2) tabellarisch einzeln angezeigt, mit Datum, Zeit und Kostenstelle.

Der +/- Regler (3) erlaubt die Navigation im Zeitstrahl. Die Diagramme werden entsprechend des gewählten Zeitabschnittes jeweils neu berechnet und graphisch dargestellt.

Kostenstellen-Stempelung manuell erfassen

Wählen Sie innerhalb des Einsatzplanes den gewünschten Tag und unter <Kostenstellen> (1) den Bereich <Stempelungen> oder das Diagramm (2).

Drücken Sie im unteren Fensterbereich auf <Neue Stempelung> (3) und eine weitere Zeile wird eingeblendet.

Fall Beispiel

Der bereits bestehende Eintrag (Zeitpunkt 11:04 auf die Kostenstelle „MTV_4187) soll um eine manuell erfasste Kostenstellen-Stempelung um 13:15, auf die Kostenstelle „WBB_12500 – Allg_Infrastruktur“ ergänzt werden.

Der angezeigte Datensatz kann mit den gewünschten Angaben überschrieben werden. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Feld (Datum, Zeit und Kostenstelle) und geben Sie die gewünschte Zeit (1) ein (im Beispiel 13:15) und drücken Sie bei <Kostenstelle> (2) auf das kleine Selektions-Zeichen und suchen Sie nach der gewünschten Kostenstelle (im Beispiel "WBB_12500 - Allg_Infrastruktur").

Im Suchfeld (3) kann nach der richtigen Kostenstelle gesucht werden. Geben Sie einen beliebigen Begriff ein und die entsprechenden Koststellen werden unverzüglich angezeigt.

Hinter jeder Kostenstellen-Stempelung wird in einer Check-Box angezeigt ob der Eintrag aktiv ist. Im Diagramm «Stepelungen» erscheinen aktive Stempelungen in blauer Farbe. Inaktive Stempelungen erscheinen in grauer Farbe.

Auf die gleiche Art und Weise können Sie nun beliebige Kostenstellen-Stempelungen manuell erfassen. Mit werden die erfassten Daten gespeichert und mit <OK> werden die erfassten Daten gespeichert und das Eingabefenster gleichzeitig geschlossen.

Kostenstellen-Stempelungen ändern

Bestehende Einträge können geändert werden. Klicken Sie in den Bereich <Stempelungen> (1) und wählen Sie den zu ändernden Eintrag (Datum, Zeit und Kostenstelle) in der Liste an.

In diesem Beispiel soll die Kostenstellen-Zuordnung für die Stempelung von 11:04 auf „WBB_12202 - Übermittlung“ geändert werden.

Mit <Speichern> oder <OK> werden die Daten anschliessend gespeichert.

Kostenstellen-Stempelungen löschen

Bestehende Einträge können gelöscht wer <Stempelungen> (1) selektieren.

Wählen Sie die zu löschende Zeile aus der Liste (2) und wählen Sie <Löschen> (3).

Zum Verlassen des Eingabefensters drücken Sie die Taste <OK> (4).

Erfassung von Kostenstempelungen mit der Mobile-App

Damit in der Mobile-App Kostenstellen-Stempelungen erfasst werden können, müssen die Kostenstellen der Person zugewiesen werden.

Einrichten von Kostenkategorien (Lohnklassen)

Unter <System> (1) und <Kostenkategorien> (2) können beliebige Lohnklassen definiert werden. Diese werden anschliessend unter <Mitarbeiter Kosten> (3) den entsprechenden Personen zugewiesen.

Mit <Klasse> (4) wird eine neue Lohnklasse definiert. Je Lohnklasse wird die Reihenfolge (Rang) festgelegt, ein Gültig-ab Datum und der entsprechende Kostensatz pro Stunde hinterlegt (5).

Falls im Laufe der Zeit der Kostensatz verändert werden soll, geschieht dies durch Drücken von <Gültig-ab> (6). Eine neue Zeile wird eingeblendet und erlaubt das Erfassen des neuen Kostensatzes inkl. des neuen Datums (6).

Speichern Sie die Eingaben ab oder drücken Sie <OK> zum Verlassen des Eingabefensters.

Zuweisen von Kostenkategorien (Mitarbeiter Kosten)

Unter <System> (1) und <Mitarbeiter Kosten> (2) werden jeder Person die entsprechende Lohnklasse zugewiesen. Mit den Checkboxen bei <Optionale Spalten> (3) können weitere Spalten (z.B. die Personalnummer) in der Liste zugefügt werden.

Falls eine Person einer anderen Lohnklasse zugeordnet werden soll, selektieren Sie die entsprechende Person und wählen Sie <Gültig ab> (4). Geben Sie das neue Datum und die neue Lohnklasse ein (5).

Speichern Sie die Eingaben ab oder drücken Sie <OK> zum Verlassen des Eingabefensters.