Visumübersicht (Sperren von Bewegungsdaten)
Die Visumübersicht dient dazu, Bewegungsdaten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu sperren.
So wird verhindert, dass nachträglich Änderungen in bereits abgeschlossenen Zeiträumen vorgenommen werden.
Zugriffsberechtigungen und Hierarchie
Je nach Berechtigungsstufe können unterschiedliche Visierungen gesetzt werden:
- MA (Mitarbeitende) → individuelle Visierung bei Mitarbeiterlogins
- VG (Vorgesetzte) → Visierung der Planer und Abteilungsleiter
- HR (Personalabteilung) → Visierung des HR nach endgültiger Kontrolle
Über die Checkboxen im Menü lässt sich auswählen, welche Visierungen angezeigt werden.
Mit der Option Ansicht speichern können die persönlichen Einstellungen (je login) abgespeichert werden. Damit erhält man beim nächsten Aufruf der Visumübersicht, wieder die gewünschte Auswahl angezeigt.
Anzeige und Funktionen
- Darstellung der Visierungen nach Mitarbeiter, Abteilung oder Betrieb.
- Ein Sperrdatum bedeutet: bis zu diesem Datum sind Bewegungsdaten gesperrt.
- Das Standarddatum 31.12.9999 zeigt an, dass noch keine Visierung gesetzt wurde.
- Visierungen können nicht gelöscht, sondern nur zurückgesetzt werden.
Standardprozess
Im Monatsablauf hat sich folgender Ablauf bewährt:
- Vorgesetzte prüfen und visieren für ihre Abteilung.
- HR setzt die finale Visierung für das gesamte Unternehmen.
Dadurch ist sichergestellt, dass keine nachträglichen Änderungen in bereits geprüften und freigegebenen Monaten möglich sind.
Rückwirkende Korrekturen
Falls nach einer Visierung noch Änderungen nötig sind:
- Die Visierung bis zu dem betreffenden Datum zurücksetzen.
- Änderungen durchführen.
- Visierung neu setzen.
Solche Rücksetzungen sollten nur in Ausnahmefällen erfolgen und mit der Finanz- oder Personalabteilung abgestimmt sein, da sie bereits versendete Monatsabrechnungen betreffen können.
Visierung im Einsatzplan
Im Einsatzplan ist ersichtlich, bis zu welchem Datum Bewegungsdaten gesperrt sind.
Einträge vor dem Sperrdatum können nicht mehr verändert werden.
Best Practice
✅ Setze Visierungen regelmässig, z. B. nach Monatsabschluss.
✅ Prüfe vor dem Setzen der HR-Visierung, ob alle Mitarbeitenden und Vorgesetzten bereits visiert haben.
✅ Rückwirkende Änderungen nur in Ausnahmefällen vornehmen und dokumentieren.
✅ Vermeide lange Zeiträume ohne Visierung – das erhöht das Risiko nachträglicher Änderungen.
Häufige Fragen
Kann eine Visierung gelöscht werden?
→ Nein, Visierungen können nur zurückgesetzt werden.
Was bedeutet das Datum „31.12.9999“?
→ Dieses Datum erscheint, wenn für den betreffenden Bereich noch keine Visierung gesetzt wurde.
Was passiert bei rückwirkenden Änderungen nach einer Visierung?
→ Die Visierung muss zurückgesetzt, die Änderungen durchgeführt und anschliessend eine neue Visierung gesetzt werden.
Wie erkenne ich, welche Visierung aktuell angezeigt wird?
→ Über die Checkboxen (MA, VG, HR) kannst du steuern, welche Visierungen sichtbar sind.