Visumübersicht (Sperren von Bewegungsdaten)

Im Geschäfts-Alltag ist das Sperren von Bewegungsdaten (Visierung genannt) auf einen bestimmten Tag (in der Regel Monatsende) von grosser Bedeutung.

Folgende Programmfunktionen sind davon betroffen:

• Einsatzplanung
• Stempelerfassungen
• Berechnungen

Die Visierung kann für folgende Hierarchie-Stufen eingerichtet werden:

Stufe 1 (MA = Mitarbeiter-Visum) – noch nicht implementiert

Stufe 2 (VG = Vorgesetzte-Visum)

Stufe 3 (HR = HR-Visum)

Mitarbeiter mit Administratoren-Rechten (in der Regel der HR-Manager und HR-Mitarbeiter) haben unter Benutzergruppen und rechte jeweils den Checkbox-Eintrag bei HR-Benutzer und damit die höchste Berechtigungsstufe (Stufe 3) und übersteuern damit alle anderen Visierungen. Das Vorgesetzte-Visum (Stufe 2) funktioniert im Grundsatz gleich wie das HR-Visum.

Die Visumsübersicht (1) erlaubt den schnellen Überblick darüber, welche Visierungen, wann, von welchem User und bei welcher Organisationseinheit bereits gesetzt worden sind und erlaubt neue Visierungen zu setzen, respektive bei Bedarf diese zu ändern.

Unter Anzeige(2) kann mittels Checkbox festgelegt werden, ob jeweils das MA-Visum, das VG-Visum oder das HR-Visum ersichtlich sein soll (3).

Die Struktur ist hierarchisch aufgebaut. Mit den +/- Gliederungszeichen können die Visierung bis auf Stufe Mitarbeiter hinunter ansehen und ggf. entsperrt und anschliessend wieder gesperrt, respektive visieret werden. Es können ganze Abteilungen, Betriebe und Einzelpersonen geöffnet werden.

Geben Sie auf Stufe Betrieb, Abteilung oder Einzelperson das jeweilige Sperr-Datum (4) ein. Das entsprechende EuroTime Benutzer-Kürzel (5) wird anschliessend automatisch eingetragen.

Standard-Prozess Visierungen

Der monatliche Standard-Ablauf bezüglich Visierungen ist wie folgt:

1. Der Vorgesetzte (VG) überprüft / ergänzt in EuroTime die Planung und macht die Freigaben / Ergänzungen bezüglich der Stempelzeiten bei den unterstellten Mitarbeitern.
2. Innerhalb eines vorgegebenen Zeitfensters setzt der VG jeweils sein VG-Visum bei den Mitarbeitern und informiert die HR-Abteilung.
3. Die HR-Abteilung überprüft die Bewegungsdaten aller Mitarbeiter und auch aller Vorgesetzten.
4. Mitarbeitern und Vorgesetzte mit korrekten Bewegungsdaten werden seitens HR mit dem HR-Visum visiert; bei unvollständigen oder fehlerhaften Einträgen der Bewegungsdaten wird der Vorgesetzte des entsprechenden Mitarbeiters seitens der HR-Abteilung informiert und aufgefordert, die Korrekturen / Ergänzungen innerhalb einer vorgegebenen Frist zu tätigen, mit dem VG-Visum wieder zu sperren und die HR- Abteilung zu informieren.
5. Sobald die Bewegungsdaten aller Mitarbeiter von den Vorgesetzten visiert und von der HR-Abteilung für gut befunden sind, wird jeweils das HR-Visum gesetzt.
6. Anschliessend wird von der HR-Abteilung der Konto-Export der monatlichen Bewegungsdaten in die Finanzbuchhaltung durchgeführt und der Konto-Export für diesen Berichtsmonat gesperrt (nur wenn aktiviert).

Rückwirkende Korrekturen und Ergänzungen

Bei rückwirkenden Korrekturen und Ergänzungen muss die HR-Abteilung in Rücksprache mit der Finanzabteilung fallweise das Vorgehen bestimmen.

Zurücksetzen einer Visierung

Eine bereits bestehende Visierung bei einer Abteilung oder bei einer Person lässt sich auf zwei Arten zurücknehmen, respektive zurücksetzen.

Gehen Sie auf das entsprechende Feld z.B. HR-Sperrdatum oder VG-Sperrdatum und geben Sie das Datum ein, respektive ersetzen Sie es mit dem neuen Datum.

Die Visumsübersicht kann mit Klicken der Maustaste auf das X Zeichen (1) beendet werden.

Zurücksetzen einer Visierung im Einsatzplan

Im Einsatzplanung erscheinen bis zum Zeitpunkt der letzten gesetzten HR-Sperre, alle Dienste in grauer Farbe und können somit von der Linie nicht mehr verändert werden.

Die HR-Abteilung kann bei Bedarf bei einem Mitarbeiter die Visierungs-Sperre wieder zurücksetzen, indem diese im Einsatzplan auf ein Datum in der Vergangenheit (in den grauen Bereich) klickt und mit der rechten Maustaste aus dem Menu (1) die Option Visierung (2) drückt. Nach Eingabe aller Änderungen und Neuberechnung muss wieder das Datum der ursprünglichen Visierungs-Sperre hinterlegt werden.

Im Beispiel soll für Beeler Felix die Visierungs-Sperre auf den 25. September 2020 zurückgesetzt werden, da rückwirkend für den 26. September 2020 noch Änderungen im Einsanatzplan gemacht werden müssen. Es erscheint jeweils ein Hinweis-Fenster (3), welches quittiert werden muss. Anschliessend ist der Bereich ab dem 26. September entsperrt (erscheint in „weiss“). Zum Sperren ist wieder gleich vorzugeben.